Drei Phasen, ein Projekt
Ein Projekt durchläuft bis zu drei Phasen. In jeder hat aktuator andere Aufgaben für dich — und blendet aus, was gerade nicht relevant ist. Zwischen den Phasen liegt jeweils eine grüne Übergangs-Karte, die dich auf Knopfdruck weiterschiebt — du entscheidest, wann.
Wer eine Rechtsform mit Notar plant (UG, GmbH, gGmbH, gUG, AG, eG), bereitet hier strukturiert die Pflichtangaben vor und bekommt aus aktuator ein Notariats-taugliches Gründungs-PDF. Wer ohne Notar gründet — Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR — bleibt in der Phase, bis die Idee trägt.
Notartermin, Handelsregister, Gewerbeanmeldung, steuerliche Erfassung, Geschäftskonto, Versicherungen, Transparenzregister. aktuator kennt die Reihenfolge und blendet je nach Rechtsform und Interview-Antworten aus, was nicht relevant ist.
Wiederkehrende Pflichten (USt-Voranmeldung, Lohnsteuer, Sozialversicherung) erscheinen automatisch im richtigen Rhythmus. Nach dem Jahresabschluss fragt aktuator im Jahres-Check, ob sich etwas verändert hat — und passt die Aufgaben an.
In drei Schritten von der Rechtsform zur Liste
Rechtsform wählen
Wähle beim Erstellen eines Projekts deine Rechtsform. aktuator kennt die spezifischen Pflichten für GmbH, UG, Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR, Verein und weitere.
Interview beantworten
Ein kurzes Interview passt die Aufgaben an deine Situation an: Kleinunternehmerregelung, Steuerberater, Mitarbeitende, Auslandsgeschäft — irrelevante Aufgaben werden automatisch ausgeblendet.
Loslegen
Deine individuelle Aufgabenliste steht sofort bereit — mit Fälligkeiten, Erinnerungen und der richtigen Reihenfolge. Wiederkehrende Pflichten werden automatisch neu angelegt.
Aufgaben kommen mit Erklärtext
Du startest nie vor leeren Eingabefeldern. Jede Aufgabe in aktuator hat einen Vorschlagstext, der erklärt, worum es geht — etwa beim ELSTER-Zertifikat, beim Passwort-Tresor oder beim Gesellschaftsvertrag.
Was du nicht brauchst, blendest du aus. Was sich ändert, ergänzt aktuator über das Interview oder den Jahres-Check. Was du selber willst, ergänzt du als eigene Aufgabe oder Subtask.
Endlosmodus mit Wiederholung und Wechsel
Sobald aktuator dein Projekt in die Phase Operativ schiebt, wird aus der Aufgabenliste ein dauerhafter Begleiter. Wiederkehrende Pflichten kommen von selbst zurück, Phasenwechsel passieren auf Tap.
Wiederkehrende Aufgaben
Das ↻-Symbol zeigt: Diese Aufgabe kommt automatisch wieder. Monatlich für USt-Voranmeldung und Lohnsteuer, jährlich für Jahresabschluss und Bundesanzeiger-Offenlegung. Mit konkretem Frist-Datum.
Grüne Übergangs-Karte
Wenn die Gründungsphase durch ist, taucht „Weiter mit: Operativ!" auf. Du entscheidest, wann du tippst — danach legt aktuator das Aufgabenpaket des Endlosmodus dazu. Alte Aufgaben bleiben erhalten, der Wechsel ist reversibel.
Spezialaufgaben, die mitdenken
Einige Aufgaben sind keine simplen Häkchen, sondern Assistenten — sie sammeln Daten, erstellen PDFs, passen dein Projekt an oder fragen das Nötigste ab.
Detail-Übersicht aller Spezialaufgaben auf der Features-Seite.
UG gründen Checkliste — kompakt
So sieht eine UG-Gründung in aktuator aus, sortiert nach Phasen. Jeder Punkt ist eine eigene Aufgabe in der App — mit Erklärtext, Frist und Erinnerung. Gilt analog für GmbH, gGmbH und gUG (mit etwas anderen Stammkapital-Anforderungen).
- Unternehmensname festlegen und IHK-Vorabprüfung
- Unternehmensgegenstand strukturiert formulieren
- Gründende erfassen (Stammdaten, Anteile, Anschrift)
- Stammkapital festlegen und auf Gründende verteilen
- Geschäftsführung bestellen
- Notariats-PDF aus aktuator generieren und ans Notariat schicken
- Geschäftskonto eröffnen, Stammkapital einzahlen
- Einzahlungsbeleg ans Notariat senden
- Notarielle Anmeldung zum Handelsregister
- Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER
- Transparenzregister-Eintragung
- Versicherungen prüfen (Betriebshaftpflicht, D&O, Inhalt, Rechtsschutz)
- Berufsgenossenschaft (VBG) anmelden
- Buchhaltung führen (selbst oder mit Steuerberatung)
- Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder quartalsweise)
- Lohnsteuer-Anmeldung bei Beschäftigten
- Jahresabschluss erstellen und beim Bundesanzeiger offenlegen
- Gesellschafterversammlung dokumentieren
- Jahres-Check in aktuator durchführen
Die Checkliste ist vereinfacht — die echte UG-Vorlage in aktuator hat 26 Aufgaben in der korrekten Reihenfolge, mit Frist-Markern und an deine Antworten aus dem steuerlichen Interview angepasst. Das hier ist die Übersicht; die App ist die Begleitung.
Jede Rechtsform hat eigene Pflichten
aktuator kennt sie und generiert die passenden Aufgaben.
- →Notarielle Beurkundung
- →Handelsregister-Eintragung
- →Stammkapital einzahlen
- →Mustersatzung oder individuelle Satzung
- →Thesaurierungspflicht beachten
- →Geschäftskonto eröffnen
- →Gewerbeanmeldung
- →Steuerliche Erfassung
- →Betriebsnummer beantragen
- →Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
- →Freiberuflichkeit prüfen lassen
- →Berufshaftpflicht abschließen
- →Gesellschaftsvertrag aufsetzen
- →Gesellschaftsregister (eGbR)
- →Gewinnverteilung regeln
- →Gründungsversammlung
- →Satzung beschließen
- →Vereinsregister-Eintragung
WEITERE: OHG · KG · PARTNERSCHAFTSGESELLSCHAFT · UND MEHR →
Vertiefung: Pflichten und Aufgaben als GmbH-Geschäftsführer:in — die kompakte Übersicht über gesetzliche, betriebswirtschaftliche und Compliance-Pflichten.
Einmal im Jahr aktiv mitdenken
Nach dem Geschäftsjahr fragt aktuator dich in einem kurzen Assistenten: Hat sich etwas verändert? Schwellen gerissen, neue Mitarbeitende, neue Gewinnverwendung, Geschäftsführer-Wechsel? Pflichten, die plötzlich greifen, ergänzt aktuator. Pflichten, die nicht mehr relevant sind, fallen weg.
Der Jahres-Check ist der einzige Moment im Jahr, an dem du aktiv mitdenken musst — den Rest erinnert dich aktuator. Ein paar Minuten Arbeit, danach ist deine Aufgabenliste wieder genau auf dein Unternehmen zugeschnitten.
UG gründen — die Klassiker auf einen Blick
Wie sieht eine UG-Gründung Schritt für Schritt aus?
Was steht alles in der UG-Gründung Checkliste in aktuator?
Was ist der Unterschied zwischen einer UG und einer GmbH?
Was kostet eine UG-Gründung?
Brauche ich für die UG-Gründung einen Steuerberater?
Welche Aufgaben sind nach der Gewerbeanmeldung zu erledigen?
Funktionieren die Aufgabenvorlagen auch für Solopreneurs ohne Beschäftigte?
Was passiert nach dem Jahresabschluss?
Aufgaben, Stammdaten und Projektinhalte werden lokal auf deinem Gerät verschlüsselt gespeichert. Cloud-Sync ist optional — und auch in der Cloud sind sensible Inhalte feldweise verschlüsselt, ohne dass wir als Admin sie lesen können. Datenschutzerklärung.
aktuator bietet allgemeine Orientierungshilfen für Gründende und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung. Die Aufgabenvorlagen basieren auf allgemein zugänglichen Informationen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität. Die Verantwortung für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Fristen liegt bei dir.
Vollständiger Haftungsausschluss
