Projekte, Phasen, Aufgaben
Ein Projekt ist wie ein Ordner für ein Vorhaben — eine Gründung, ein Verein, ein Side-Hustle. Jedes Projekt durchläuft bis zu drei Phasen. Innerhalb jeder Phase erledigst du Aufgaben, die zur Rechtsform und zur Phase passen.
Konzept schärfen und — falls eine Rechtsform mit Notar ansteht — die Unterlagen für das Notariat zusammenstellen. Wer ohne Notar gründet, bleibt hier, bis die Idee trägt.
- →Geschäftsidee strukturieren
- →Stammdaten der Gründenden
- →Notariats-PDF auf Knopfdruck
Die formalen Schritte abarbeiten — Notartermin, Handelsregister, Gewerbeanmeldung, steuerliche Erfassung, Geschäftskonto, Versicherungen. aktuator kennt Reihenfolge und Fristen.
- →Notarielle Beurkundung
- →Handelsregister-Eintragung
- →Steuerliche Erfassung
Der laufende Betrieb. Wiederkehrende Pflichten erscheinen automatisch im richtigen Rhythmus. Nach jedem Jahresabschluss fragt aktuator, was sich geändert hat — und passt die Liste an.
- →USt-Voranmeldung monatlich
- →Lohnsteuer-Anmeldung
- →Jahresabschluss-Interview
Aufgaben kannst du Subtasks geben, sie wiederholen lassen, mit Fälligkeiten versehen und an Teammitglieder zuweisen, sobald ihr zu mehreren am Projekt arbeitet.
Aufgaben mit Struktur
Aufgabenpakete erscheinen vorgeschlagen, mit der richtigen Phase verknüpft und mit Erklärtext darunter — kein leeres Eingabefeld, das du selbst befüllen musst.
Subtasks, Fälligkeiten, Erinnerungen, Wiederholungen — alle Klassiker sind da. Aber das Wichtigste sind die Aufgaben, die du nicht selbst kennst und ohne aktuator vergessen würdest.
- →Subtasks mit beliebiger Verschachtelungstiefe
- →Fälligkeiten, Erinnerungen und Push-Benachrichtigungen
- →Wiederkehrende Aufgaben (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich)
- →Zuweisung an andere Personen in Multi-User-Projekten
- →Kategorien, Prioritäten und Filteroptionen
- →Kalender-Synchronisation mit deinem Gerät
Dein Gründungspaket. Auf Knopfdruck.
Wer eine UG, GmbH, gGmbH, gUG, AG oder andere notarpflichtige Rechtsform gründet, kennt das Spiel: Name, Sitz, Unternehmensgegenstand, Gründende, Stammkapital, Geschäftsführung — sechs Felder, die du sauber zusammenstellen musst, bevor irgendetwas notariell beurkundet werden kann.
aktuator führt dich durch alle sechs in eigenständigen Aufgaben. Sobald jede grün ist, schaltet die App den PDF-Export frei. Ein Tap, fertig — du hast ein Notariats-taugliches Gründungs-PDF, das alle Eckdaten gebündelt enthält.
- →Strukturierter Unternehmensgegenstand statt Freitext-Geknobel.
- →Stammkapital-Verteilung wird auf Vollständigkeit geprüft.
- →Bei nicht-notarpflichtigen Rechtsformen: kompakte Gründungs-Zusammenfassung statt PDF.
Hinweis: aktuator ersetzt keine notarielle Beratung. Das PDF ist die strukturierte Vorbereitung — den Beurkundungstermin macht weiterhin dein Notariat.
Über 100 Vorlagen je Rechtsform
aktuator kennt die Pflichten für GmbH, UG, Einzelunternehmen, Freiberufler, GbR, OHG, KG, Verein und weitere Rechtsformen. Aufgabenpakete werden automatisch generiert — mit Fristen, Erinnerungen und intelligenten Interviews, die irrelevante Aufgaben ausblenden.
Kleinunternehmerregelung? Kein Steuerberater? Mitarbeitende? Auslandsgeschäft? Die Interviews passen die Aufgaben an deine konkrete Situation an.
Mehr zu Presets & InterviewsSpezialaufgaben mit Mehrwert
Manche Aufgaben in aktuator sind keine simplen Häkchen, sondern kleine Assistenten — sie sammeln Daten, erstellen PDFs, passen dein Projekt an oder fragen das Nötigste ab.
Was sich geändert hat, wird übernommen
Einmal im Geschäftsjahr fragt aktuator: Was hat sich verändert? Schwelle gerissen, neue Mitarbeitende, anderer Umsatz, neue Gewinnverwendung? Der Jahres-Check führt dich in einem kurzen Assistenten durch die relevanten Fragen — und justiert deine Aufgabenliste entsprechend nach.
Pflichten, die plötzlich greifen (z.B. Lohnsteuer ab erstem Mitarbeitenden, Intrastat ab bestimmten Schwellen), tauchen auf. Pflichten, die nicht mehr relevant sind, verschwinden. Der Jahres-Check ist die einzige Stelle, an der du als Geschäftsführer:in einmal jährlich aktiv mitdenkst — den Rest des Jahres erinnert dich aktuator.
Pflichten als GmbH-Geschäftsführer:in
Wer hat was wann gemacht
Jede erledigte Aufgabe, jeder Phasenwechsel, jeder Spezialaufgaben-Schritt landet im Aktivitäts-Logbuch. Wer in einer GmbH mit mehreren Geschäftsführer:innen arbeitet, hat damit ein audit-taugliches Protokoll — wer wann welche Pflicht erledigt hat. Allein arbeitend ist es ein ehrlicher Spiegel: was hast du diese Woche geschafft?
- →Durchsuchbar nach Datum, Person und Projekt.
- →Phasenwechsel sichtbar — kein "wer hat das umgestellt"-Rätsel.
- →Spezialaufgaben (Notariats-PDF, Jahres-Check, ELSTER-Fragebogen) gesondert markiert.
Teamarbeit in Echtzeit
Lade Teammitglieder per E-Mail ein, verteile Rollen und weise Aufgaben zu. Alle Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert — sicher über Firebase, mit App Check als Schutz gegen fremde Clients.
